Demi kelancaran proses kerja, adalah hal yang penting bagi klien untuk memberikan freelancer akses ke file-file yang ia butuhkan.
Bagaimana cara melakukannya?
Ada beberapa cara. Namun, berdasarkan pengalaman saya, cara berbagi file yang efisien adalah sebagai berikut:
Tahap 1: Klien membuat sebuah folder khusus di Google Drive bernama “Share File”.
Caranya, masuk ke drive.google.com > klik “New” > klik “Folder” > Namai folder tersebut dengan nama “Share File” > klik “Create”.
Tahap 2: Di dalam folder “Share File”, klien membuat lagi folder baru yang namanya disesuaikan dengan jenis projectnya.
Sebagai contoh, jika project-nya adalah pembuatan website, maka folder tersebut diberikan nama “File Untuk Keperluan Pembuatan Website Haltama.com”.
Tahap 3: Di dalam folder “File Project Pembuatan Website Haltama.com”, buat lagi tiga folder baru, masing-masing bernama:
- Text
- Image
- Video
Selanjutnya klien tinggal mengisi ketiga folder tersebut dengan file yang sesuai.
Misalnya, di folder “Text”, ya isilah dengan file doc atau PDF.
Di folder “Image”, ya isilah dengan file-file jpeg, png, atau svg.
Di folder “Video”, ya isilah dengan video-video.
Jika videonya sudah ada di YouTube, bisa juga dibuat dulu file Google Doc, lalu masukkan URL video-nya ke file Google Doc tersebut. File Google Doc itulah yang kemudian dimasukkan ke dalam folder “Video”.
Tahap 4: Setelah semua file dimasukkan ke dalam folder, maka klien tinggal memberikan hak akses ke folder kepada freelancer.
Caranya, klik kanan folder “File Project Pembuatan Website Haltama.com”, lalu klik “Share”.
Tahap 5: Klien memasukkan email freelancer ke dalam kolom “Add people and groups” dan mengatur hak akses sebagai “Viewer”.
Dengan hak akses “Viewer”, freelancer tetap bisa melihat dan mendownload file, tetapi tidak bisa menghapus atau mengganti nama file yang ada di dalam folder.
Tahap 6: Isi kolom “Message” dengan kata-kata seperti:
Halo, file-file yang dibutuhkan untuk project pembuatan website bisa dicek di sini. Kalau ada file lain yang dibutuhkan tapi belum ada di folder, tolong kabari. Terima kasih.
Setelah itu, klik “Send”.
Demikian penjelasan singkat tentang bagaimana cara berbagi file yang efisien dari klien ke freelancer.
Cara ini sebenarnya bersifat universal, cocok diterapkan untuk berbagi file dari satu pihak ke pihak lain, misalnya dari atasan ke bawahan, dari suatu divisi ke divisi lain, dan dari kamu kepada rekan kerja.
Demikian. Semoga bermanfaat!
